インターネットの普及とともにかかせなくなったメールは、今後もビジネスでは重要なコミュニケーションツールとして利用されていくでしょう。最近では、ビジネスに関してだけでなく、飲み会などのお礼もメールで済ますのが当たり前になってきました。そこで、今回は上司へのお礼メールでとてつもなく印象がよくなる工夫をお伝えいたします。
上司へのお礼メール、
とてつもなく印象が良くなる！７つの工夫
内容を同じくらい見やすさを重視
メールの大切な役割は、相手に正しく情報を伝えて、仕事をスムーズに進めることです。相手に情報が正しく伝わればとりあえずメール本来の目的を果たしているといってもいいでしょう。しかし、文字をぎっしり詰め込めばよいというものではありません。つまり自分がわかっていることを、一度のメールで相手に理解してもらうように心がけることが重要です。また、上司へのお礼メールにおいては、上司に対してお礼の心を伝えなければいけません。お礼の心を伝えるためにも、内容だけでなく見栄えも重視して作成することを心がけましょう。具体的な見やすくするための方法としては、下記の点に注意すると見やすくなります。
・一文は短く20字～30字程度で3～5行で空行をもうける
・ビジネスにあった記号や罫線を有効的に使う
・文字化けする記号（機種依存文字）は使わない
感謝は文章の量で表す
メールは一行、もしくはひとつの単語だけで相手を不快にさせてしまうことがあります。また、相手に感謝の気持ちを伝える場合には、一行や単語ひとつだけでは難しいものです。感謝の想いを伝えたい時は、文章の量で表すことがポイントです。メールでは、普通の会話ではここまで言わないと思えるような文章のほうが、感謝の気持ちを伝えられると思った方がいいでしょう。よく使う・使える感謝のフレーズは下記のような例があります。
【感謝を表すフレーズ】
・ありがとうございます
・感謝申し上げます
・大変助かりました
・恐縮です
・光栄です
などのフレーズも使いながら伝えてみましょう。
お礼の具体的な内容を書いておく
ただ「ありがとうございました」というようなお礼だけの文面では、相手にとって良くない印象を与えてしまいます。しっかりとお礼の内容を具体的に書いておくことがポイントです。例えば、食事をごちそうになった時には、「食事をごちそうになりましてありがとうございました」というような具体的にどの部分に対して感謝しているのかを示す方が、相手に良い印象を与えます。
プライベートメッセージを追伸でつける
お礼の際のメールでは、場合によってプライベートメッセージを添えると共感を覚えるものです。上司に対しても、お礼だけでなく追伸などで、プライベートな少しくだけた内容を記載すると良い場合もあります。
敬語はきちんと使う
メールを利用する際によく悩むのが敬語の使い方です。特に、尊敬語や謙譲語の使い分けはわかっているようで実はわかっていないという人が多いです。お礼のメールをする際にも、こうした敬語を使った文章は、礼儀のあるメールとして大変有効なものになります。よく使う敬語は下記のような例があります。
＜尊敬語＞
・言う：おっしゃる
・話す：おっしゃる、お話しになる
・聞く：お聞きになる、お聞きくださる
・行く：いらっしゃる、お越しになる
・飲む：お飲みになる、召し上がる
＜謙譲語＞
・言う：申し上げる、申す
・話す：申し上げる、お伝えする
・聞く： うかがう、承る
・行く： 参る、おうかがいする
・飲む： いただく
＜丁寧語＞
・言う：言います
・話す：話します
・聞く： 聞きます
・行く： 行きます
・飲む： 飲みます
結びの言葉をつづる
メールは、結びの言葉を入れることにより、文章全体が締まります。結びの言葉も状況に応じて入れるようにしましょう。お礼だと、「取り急ぎお礼まで」と書くとお礼を簡単に済ませているような印象を持たれてしまうので、こうした場合は「まずはお礼申し上げます」とした方がよいでしょう。 なお、すぐに使える結びの言葉は下記のような例があります。
・今後ともよろしくお願いいたします。
・またお会いできるのを楽しみにしております。
・まずはお礼申し上げます。
感謝のメールの送信時間は勤務時間外に
当たり前ですが、会社での公私混同は、好ましくありません。もし上司に前日の食事のお礼をするのならば、始業の15分前、もしくは終業後にメールするようにしましょう。 特にメールは、送信の時間帯がはっきりと時間として表示されるものですので、送信する時間帯を少し心がけるだけで、とても良い印象を与えます。逆に、始業して最もはかどるような時間帯にこうしたプライベートのお礼メールを送ることはかえってマイナスの印象を与えかねませんので気をつけましょう。
いかがでしたか。
今回お伝えした7つの工夫を実践するだけで、上司からの印象は格段によくなると思います。言葉やメールでも大切なのは自分の想いをきちんと表現することです。この記事が少しでもあなたのお役に立てることを願っています。
まとめ
上司へのお礼メール、
とてつもなく印象が良くなる！７つの工夫
・内容を同じくらい見やすさを重視
・感謝は文章の量で表す
・お礼の具体的な内容を書いておく
・プライベートメッセージを追伸でつける
・敬語はきちんと使う
・結びの言葉をつづる
・感謝のメールの送信時間は勤務時間外に