皆さんは、上司にメールを送る時に気を付けている事ってありますか？言い回しや、敬語、句読点など気を付ける点はいくらでもあるはずです。メールって、気軽に送る事が出来るイメージがありますが、文章として記録にきちんと残りますので失礼があっては困ります。新入社員の皆さんは、上司に一通のメールを送るだけで悩みに悩んでしまうなんてことがあるのではないでしょうか？また、メールを送るのには慣れているという中堅社員の皆さんもそのメールに失礼な文章はないでしょうか？今回は「上司へのメールで絶対に気を付ける９つのマナー」と題しまして、お送りしたいと思います。明日からすぐに実践できる項目となっていますので是非ご覧くださいね！
上司へのメールで
絶対に気を付ける９つのマナー
＜１、宛先は間違っていないですか？ＢＣＣやＣＣも注意＞
基本中の基本ですが、宛先は間違わないようにしましょう。間違えた宛先に送って、エラーとしてメールが戻ってくればもう１度送りなおすことが出来ますが、中には何の反応もないので、自分が間違ったアドレスに送ったことも気づかないで、肝心の上司には送っていないなんてこともあります。また、中にはＢＣＣやＣＣに全く関係のない人が入っていたというミスもよくありますので、上司にメールを送る際には宛先の欄を十分確認してからにしましょう。
＜２、その内容はメールで大丈夫ですか？＞
上司にメールを送る・・その前に！本当にメールで送って良い内容なのかを確認しましょう。より重要な内容であればあるほど、直接顔を見て話したほうが良いにきまっています。また、メールの内容について早急に確認が必要な場合や、文章ではなかなか説明しずらい内容の時もやはり直接顔を見て話した方が良いと思います。
直接顔を会わせる時間がなかったら、せめて電話にしましょう。上司とより円滑なコミュニケーションを図るためにも、状況に応じてツールを使い分けることが大切です。
＜３、最初と最後の挨拶をしっかりと＞
きちんと、最初の最後の挨拶文は失礼の内容に対応しましょう。メールの内容は、単純明快にとは言いますがこのような礼儀を通すために挨拶文を簡略化する必要は全くありません。本題に入る前に、「お疲れ様です。突然のメール失礼致します。」「お忙しい中、失礼致します。」などのお礼の文章でワンクッションおきましょう。そして最後には、「長文になりましたが、読んで頂き本当にありがとうございました。」「大変お忙しい中、失礼致しました。」とメールを読むことに時間を割いてくれたことに対してのお礼のメールを送りましょう。
＜４、肩書はきちんと間違えずに＞
肩書を間違えるのは、大変失礼なので十分に気を付けるようにしましょう。特に気を付けたいのが、人事異動の後です。メールを送る上司の肩書が変わっていないかをきちんと確認してから送るようにしてください。結構、肩書を間違えると機嫌が悪くなる上司って多いものです！
＜５、メールを送りっぱなしにしない＞
上司のもとには、一日に何十通とメールが届くはずです。あなたが送ったメールを確実に確認してもらえると思わないようにしましょう。つまり、メールを送りっぱなしにしないことです。メールを送ったことで満足せずに、上司に「メールをお送り致しましたので、ご確認頂けないでしょうか？」と一声かけておきましょう。送っただけで、確認して貰えないのでは意味がありませんからね～。
＜６、件名を無題にはしない＞
件名は、その一文を見ただけでどんな内容なのかわかる件名にしましょう！それには２つの理由があります。１つ目は、メールを読む際に件名で大体何のことだか想像がつくので、理解しやすくなるからです。そして２つ目は、後でもう一度上司がそのメールを見ようと探すときに、見つけやすいようにするためです。特に何度かやり取りをする場合に、「修正１」「修正２」などと件名に記してあると分かりやすいですよね。
＜７、謝罪のメールはより丁寧に＞
本来なら、謝罪は直接顔を見て謝るのが礼儀です。ですが、何らかの事情があってメールで上司に謝罪しなければいけない場合は、文章でも丁重に謝罪することが大切です。すぐに本題から入るのではなく、まずはメールで謝罪することについて謝るべきです。普段よりも、硬めの表現できちんと謝罪しましょう。その後に、本題に入っていくのが良いと思います。
そしてポイントは、文章の最後です。きちんと誠意を伝えるためにも謝りっぱなしの文章ではなくて、今回の失敗を踏まえて今後自分がどう進んでいくか、また改善点をきちんと明記して誠意を示しましょう。
＜８、添付ファイルがある場合は、文中で伝える＞
添付ファイルは何気に見逃しやすいので、メールの文頭か文末に、添付ファイルがあることを相手に伝えるようにしましょう。あまりたくさん添付しすぎると、データが大きすぎて受診する際に削除されてしまう可能性もあるので、データ容量には気を付けてください。
＜９、読みやすさを心がける＞
上司に送る時だけでなく、誰に対しても気を付けるようにしましょう！ただづらづらと書けば良いとは限りません。相手にとっての「読みやすさ」を常に考えるようにしてください。一つ一つのセンテンスを短くしたり、改行を多めにするなど意識してみて下さいね。
いかがでしたか。
以上、上司へのメールで絶対に気を付ける９つのマナーをご紹介しました。メールって非常に便利ですが、人と人とのコミュニケ―ションの基本は顔を見て話すという事を忘れないようにしましょう。直接話す、電話で話す、メールで済ませるなど、どのコミュニケーションツールを使うのか？というところがまずは大事です。その中でメールを選んだ際には、相手に失礼の無いようにきちんとした文章で送るようにしましょう。メールはとても便利ですが、自分の気持ちや細かなニュアンスが伝わりにくいというデメリットもあります。よって上記の項目をきちんと守って、対応するようにしてくださいね！
まとめ
上司へのメールで
絶対に気を付ける９つのマナー１、宛先は間違っていないですか？ＢＣＣやＣＣも注意
２、その内容はメールで大丈夫ですか？
３、最初と最後の挨拶をしっかりと
４、肩書はきちんと間違えずに
５、メールを送りっぱなしにしない
６、件名を無題にはしない
７、謝罪のメールはより丁寧に
８、添付ファイルがある場合は、文中で伝える
９、読みやすさを心がける